Häufig hören wir, dass Politik unser aller Leben direkt beeinflussen würde. Das gelte insbesondere für die Kommunalpolitik und in Wahlkampfzeiten wird sowieso niemand müde, diese Tatsache hervorzuheben. Ein praktisches Beispiel ist unsere Verwaltung.
Wir alle kommen regelmäßig mit ihr in Berührung, sei es wegen der Bearbeitung von Ausweisdokumenten, der Verlängerung von Aufenthaltsgenehmigungen oder der Kfz-Zulassung. In allen Bereichen der Verwaltung der Region Hannover arbeiten dabei Menschen mit viel Einsatz und Leidenschaft. Dennoch sind nicht immer alle zufrieden.
Eine Nummer-1-Region beginnt mit der Verwaltung als zentrale Schnittstelle aller Handlungen. Hier können wir ansetzen und dafür möchte ich mich als Regionspräsident nach meiner Wahl stark machen. Wir wollen gemeinsam die Region Hannover zur Region Nr. 1 ausbauen und entwickeln. Dazu gehört es auch, dass die Verwaltungen in der Region erstklassig arbeiten. Wir wollen die Menschen in der Region bei ihren Anliegen unterstützen, denn: die Verwaltung ist für die Einwohnerinnen und Einwohner da
Verwaltung für eine Region
Flexible Verwaltungen müssen sich immer wieder auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen. Allein in den letzten 15 Jahren waren drei große Herausforderungen zu bewältigen – die Wirtschafts- und Finanzkrise, die Aufnahme vieler geflüchteter Menschen und aktuell die Corona-Pandemie. Für solche außergewöhnlichen Situationen gibt es keinen Masterplan. Gleichzeitig haben sich Kommunikationsformen verändert und Einwohnerinnen und Einwohner formulieren zu Recht selbstbewusst ihre Anliegen.
1. Effizienz in einer Region
Gerade die Corona-Pandemie zeigt, dass Personal mitunter ganz kurzfristig benötigt wird. Zugleich muss es oberste Prämisse sein, wirtschaftlich mit den vorhandenen Ressourcen umzugehen. Allein die Regionsverwaltung ist in den letzten 10 Jahren um 1.000 Stellen angewachsen. Neue Aufgaben sind dazu gekommen, einige Stellen sind befristet. Verwaltung kann nicht dauerhaft Stellen schaffen, für den Fall, dass es zeitlich befristet einen Mehrbedarf gibt. Zugleich wird das Rennen um die besten Köpfe in Zeiten demographischen Wandels schwerer. Das bedeutet auch, dass mit befristeten Anstellungsverhältnissen solche Herausforderungen nicht bewältigt werden können.
Daher braucht es drei Bausteine:
• Personal muss in der Verwaltung vielseitig einsetzbar sein. In der Regionsverwaltung arbeiten jedoch viele Spezialistinnen und Spezialisten. Hier gilt es durch Weiterqualifizieren deren Spezialwissen auch für besondere Herausforderungen einzusetzen und kurzzeitig zu aktivieren. Wir brauchen eine Struktur für alle Teams, Fach- und Servicebereiche, die zeitweilig Spitzen abfangen müssen. Dies wird in den kommenden 10 Jahren in der Region Hannover verstärkt der Fall sein, da ein großer Teil der Beschäftigten in den Ruhestand geht.
• Personal muss dort vorhanden sein, wo es gebraucht wird. Die Regionsverwaltung und die 21 Verwaltungen der Kommunen müssen sich gegenseitig unterstützen, wenn kurzfristige Bedarfe entstehen. Hierzu braucht es eines Personalaustauschs oder Austausch der digitalisierten Verwaltungsvorgänge auf Anforderung, um Unterstützung von anderen Verwaltungen annehmen zu können. Ein solches System basiert darauf, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder zu bearbeitenden Vorgänge der einen Verwaltung für einen befristeten Zeitraum in einer anderen Verwaltung eingesetzt bzw. bearbeitet werden können. Ein solches System hilft auch, die Finanzen der Kommunen zu schonen. Die betroffenen Beschäftigten müssen so qualifiziert werden, dass sie in solchen Notsituationen (z.B. Pandemie) schnell auch für eine andere Verwaltung einsetzbar sind.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Laufe ihres Berufslebens unterschiedlich stark einsetzbar. Während in der einen Phase Mehrarbeit und Überstunden kein Problem darstellen, sind in anderen Lebensphasen Sabbaticals und individuelle Arbeitszeitreduktionen wünschenswert. Daher wird der Einstieg in ein Lebensarbeitszeitkonto eine Aufgabe sein, um die ich mich für den Fall meiner Wahl zum Regionspräsidenten kümmern werde.
2. Niemand soll lange warten müssen – Dienstleistungen sind für die Einwohnerinnen und Einwohner da
Verwaltungen können nicht nur bürgerfreundlich sein. Sie müssen Bußgelder verhängen, gewähren Leistungen nur nach Rechtslage oder müssen Maßnahmen durchsetzen, die nicht jedem gefallen. Ungeachtet dessen müssen die Verwaltungen der 21 Kommunen sowie der Regionsverwaltung sich daran messen lassen, wie schnell sie Leistungen bewilligen, wie zügig sie Anliegen der Einwohnerinnen und Einwohner bearbeiten und wie gut sie erreichbar sind. Eine gemeinsame Region tut gut daran, dass es für die Qualität der erbrachten Leistungen egal sein muss, in welcher Kommune jemand lebt. Wir wollen Vorreiter für eine moderne Verwaltung sein, daher braucht es eines gemeinsamen Standards aller Verwaltungen. Die Verwaltungen der 21 Kommunen sowie die Regionsverwaltung müssen die wichtigsten Bürgerdienste gut und schnell anbieten und unter anderem Antworten auf folgende Fragen müssen transparent für die Einwohnerinnen und Einwohner sein:
– Wie schnell bekomme ich einen Termin im Bürgeramt?
– Wie zügig bekomme ich eine Antwort?
– Wie verständlich sind die Bescheide?
– Wie viele Dienstleistungen können abschließend online beschieden werden?
Wir können so transparent machen, wie die Verwaltungen in der Region Hannover arbeiten, Verbesserungen anstoßen und einen Austausch ermöglichen, um Schwachpunkte gemeinsam abzustellen. Amtshilfe über Kommunengrenzen hinweg ist dabei ebenso denkbar wie die Klärung der Zuständigkeit zwischen Region Hannover und den 21 regionsangehörigen Kommunen. So können Aufgaben von der Region Hannover an die Kommunen verlagert werden oder umgekehrt. Den Einwohnerinnen und Einwohnern ist es letztlich egal, wer die Aufgabe erbringt, Hauptsache, sie wird gut und zügig erledigt. Ich werde als Regionspräsident eine gemeinsame Stabsstelle zusammen mit den Kommunen einrichten, die die Vorschläge zur Verbesserung der Verwaltung begleitet und umsetzt.
3. Digital zuerst bedeutet nicht digital allein
Wer es gewohnt ist, sich online Waren und Dienstleistungen zu bestellen und diese umgehend geliefert zu bekommen, versteht nicht, warum Verwaltungsleistungen nicht über diesen Weg möglich sind. Die Leistungen der Regionsverwaltung wie die Leistungen der 21 Kommunen sind über ein einheitliches Behördenportal anzubieten und idealerweise mit Mitteln künstlicher Intelligenz dort bereits zu bearbeiten. Die einheitliche Behördenrufnummer 115 steht in der Region bereits in den Startlöchern. Sie ermöglicht ebenso wie die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes den Einstieg in eine umfangreiche Digitalisierung aller Leistungen. Digitalisierung bedeutet auch eine medienbruchfreie Verarbeitung von Leistungen in der Verwaltung, eine Reduktion des Papierbedarfs, eine Verminderung von Aktenlagerorten und eine bessere Verfügbarkeit von Unterlagen, die an unterschiedlichen Stellen bearbeitet werden. Dazu ist ebenfalls erforderlich, dass die Region Hannover ihren Internet-Auftritt neu strukturiert, so dass alle Bürgerdienste sofort auffindbar sind.
Allerdings wird Digitalisierung nicht alles ersetzen können. Das Beratungsgespräch muss bleiben und kann sogar ausgebaut werden, wenn freigewordene Zeitressourcen hierfür eingesetzt werden. Wer nicht zu den Digital Natives gehört oder nur einen begrenzten Zugang zu Onlineressourcen hat, wird weiterhin auf die Verfügbarkeit von Bürgerdiensten angewiesen sein. Auch dafür müssen die Verwaltungen in der Region Hannover Lösungen vorsehen.
4. Ressourcen gezielt einsetzen
Die Corona Pandemie hat es in sehr vielen Wirtschaftszweigen gezeigt, ein Teil der Arbeit kann auch von zu Hause aus erledigt werden. Viele Beschäftigte wünschen sich zwei bis drei Tage im Homeoffice zu arbeiten, soweit man dort ungestört und konzentriert arbeiten kann und soweit man selbstbestimmt darüber entscheiden kann, wann man dort und wann man im Büro arbeitet. Videokonferenzen gehören längst zum Alltag. Sie erzeugen Nähe in der Distanz, sie ersetzen aber nicht den Austausch im Büro. Die Büroarbeitsplätze werden sich weiter entwickeln. Es braucht Orte, an denen man zu Besprechungen zusammenkommt, an denen man sich austauscht, an denen man kreativ arbeiten kann, aber auch solche, an denen bestimmte Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Wenn Homeoffice auch nach der Pandemie verstärkt genutzt wird, stehen jedoch Liegenschaften frei. Das schafft zwei Optionen:
– Es können die Arbeitsplätze im Bereich des Regionscampus gebündelt werden. Das schafft zum einen eine andere räumliche Nähe für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zum anderen spart es Raumkosten in nicht unerheblicher Höhe.
– Die Region kann ihre Liegenschaften anders bündeln. Gerade dort, wo Bürgerdienste vor Ort erbracht werden, bietet es sich an kleine Häuser der Region in der Fläche zu schaffen. In diesen dezentralen Anlaufstellen können mehrere Beratungsleistungen zusammen angeboten werden. Außerdem bieten diese Liegenschaften die Möglichkeit, Coworking Spaces für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Region anzubieten. Wer nicht täglich in die Stadt Hannover pendeln will, aber auch nicht im Homeoffice arbeiten kann oder will, kann hier einen dezentralen Arbeitsplatz finden. Dieses Modell ist grundsätzlich offen dafür, dass auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der regionsangehörigen Kommunen es nutzen. Auch eine Steigerung der Attraktivität der Arbeitsplätze durch Job-Räder oder Gesundheits-Angebote muss ins Auge gefasst werden.
All das kann nur gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltungen und ihren Personalvertretungen gedacht und umgesetzt werden. Ihr großes Engagement hat sich gerade in den angesprochenen Krisensituationen eindrucksvoll gezeigt und ist ein wichtiger Schlüssel zum Gelingen neuer Ideen für eine moderne Verwaltung.